 GESTION DE L'HÔTEL |
Gestion des réservations de l'hôtel par planning graphique. Affichage par semaine, 15 jours, 3 semaines, 1 mois ou 2 mois .
Saisie des réservations par numéro de chambre ou par style de chambre
Paramétrage des couleurs du planning ou des chambres et impressions.
Délogements, allongements de séjours, duplication ou affectation des recouches directement du planning.
Affichage du planning en mode optimisé : l'affichage en mode optimisé trie le planning sur les chambres au plus fort taux d'occupation. Cette visualisation permet le délogement de certaines chambres encombrantes pour conserver des dispositions pour les longs séjours.
Visualisation par n° de chambre, style de chambre, étage ou privilege de location.
Affichage des chambres sur le planning en fonction de l'ordinateur (deux
ordinateurs a la réception peuvent afficher différemment certaines chambres).
Pré-affectation des chambres.
Gestion des allotements (planning) et des annulations.
Réservation en fin d'option avec rappel.
Transfert d'une réservation vers un autre client ou la totalité de la réservation sur une autre réservation.
Transfert d'une chambre sur une autre réservation.
Multi-sélections de chambres en fonction du nombre de personnes, du tarif,
des suppléments single et petit-déjeuners.
Saisie des arrivées et départs du jour.
Consultation des réservations en décalage de reglement ou des no shows.
Pointage d'un client non déplaçable en chambre ou VIP.
Gestion des clients adultes, ados, grands enfants et petits enfants (avec
taxes de séjour spécifiques).
Remises consenties sur la réservation.
Création des réservations selon les disponibilités.
Gestion des courriers de réclamations d'arrhes, confirmations de
réceptions ou de réservations.
Style de réservation: globale ou nuitées (standard, soirées étapes,
demi-pension).
Sélection des repas (sans, midi, soir ou midi/soir) avec visualisation sur
le planning.
Validation de l'état de la chambre (pré-affectée, réservation ferme,
arrivée, douteuse).
Sélection du genre de tarif et mode de reglement convenu.
Mode de réservation (Téléphone, Internet, fax etc...).
Envoi automatique des confirmations de réservation, réclamation ou
confirmations d'arrhes par email, courrier ou télécopies.
Numérotation automatique des courriers ou fax reçus.
Gestion des acomptes et des arrhes avec paramétrage automatique du %
demandé.
Gestion des résidents (3/4 - 1/4 avant le 01/07/2009) .
Gestion des extras et prestations en hôtel.
Gestion des messages a transmettre au client.
Facturation automatique (selon parametres) des taxes de séjour ou locales,
petit-déjeuner, extras ou prestations.
Facturation restaurant et des extras sur la chambre d'hôtel.
Facturation hôtel simple ou par groupe.
Facturation automatique des départs.
Facturation possible des extras a part (avec choix).
Édition des notes ou devis.
Pré-facturation de réservation.
Partage d'une facture hôtel.
Division de facture ou facturation sans détail.
Facturation téléphonique.
Multi-reglements.
Paramétrage des tarifs selon les périodes.
Saisie des tarifs forfaitaires ou composés.
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GESTION DES CLIENTS |
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Assistant de création du Cardex client par saisie rapide.
Cardex complet du client : Pointage VIP, chiffre d'affaires en cours ou
total par client et société, réservation, compte hôtel, restaurant, compte débiteur (encours et soldé) , courriers reçus ou envoyés, fiche de
nationalité (hors CEE.), garanties: N° carte crédit avec contrôle de
validité, piece d'identité, désidératas du client, segmentation, champs
paramétrables selon vos choix (carte membre, code client de groupement ou
chaine hôteliere, date évenementielle...
Gestion et sélection des sociétés.
Gestion des demandes particulieres du client.
Recherche multicritere.
Crédit maximum par client (alerte).
Création, envoi de courrier ou plaquette.
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GESTION DES GROUPES ET TOUR-OPERATEURS |
Facturation par groupe ou par client affecté a un groupe.
Édition d'un taux de remise ou forfait pour le groupe.
Consultation du chiffre d'affaires par groupe et/ou selon dates.
Impression du chiffre d'affaires global ou par réservation selon le groupe.
Création et envoi de courrier par groupe.
Gestion des tour-opérateurs
Affectation de réservations sur un tour-opérateur .
Numérotation des vouchers.
Consultation du chiffre d'affaires ou taux d'occupation.
Validation de la commission selon le global de la facture ou hébergement uniquement.
Gestion des commissions a reverser au tour-opérateur.
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GESTION DU RESTAURANT |
Planning graphique de réservations restaurant selon service (midi/soir)
par table et par service.
Gestion des annulations.
Création rapide d'une réservation directement sur le planning.
Gestion de plusieurs salles au restaurant ou par terminaux de point de
vente.
Écran de service tactile en deux dimensions (par plan des salles) ou par
boutons.
Sélection par boutons des consommations bar, vins, débours, prestations,
carte et menus
Écran de service avec dialogue en temps réel cuisine, salle et bar.
Envoie de tickets et bon en cuisine et/ou au bar.
Facturation "en un clic" par bouton pré-paramétrés.
Utilisation de la souris, clavier ou écran tactile.
Encaissement multi-reglements.
Gestion des débiteurs.
Facturation selon ventes de menu, carte, vin, bar et débours ou
prestations.
Impression des notes.
Édition d'une facture sans détail.
Division de facture.
Transfert de facture restaurant sur chambre d'hôtel ou sur un salon.
Sélection de facture nominative (nom du client ou société) .
Consultation des factures archivées et modification hors clôture.
Clôture du service restaurant midi ou soir et de la journée.
Impression des ventes total, selon catégorie, meilleures ventes.
Gestion des offerts et des gratuits et débours.
Sélection traiteur (TVA réduite).
Consultation des ventes en temps réel.
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GESTION DES TERMINAUX DE POINTS DE VENTE |
Possibilité de gérer jusqu'a 10 terminaux de points de vente : Restaurant
gastronomique, Brasserie, boutique, terrasse...
Paramétrages spécifique d'un terminal en saisie traiteur (TVA réduite avant le 01/07/2009)
Paramétrage de chaque article a la vente (plat a la carte, menus, bar,
vins...) peut avoir un prix spécifique selon le terminal.
Possibilité de sélection de table ou de saisie directe des commandes en
salle.
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GESTION DES SALONS & SEMINAIRES |
Gestion complete des salons ou séminaires par planning graphique
spécifique.
Réservations par demi-journée ou journée.
Écran (tactile ou non) de saisie des consommations des salons.
Facturation des consommations et prestations sur un salon.
Facturation des acomptes.
Transfert de la facture sur une chambre ou un groupe.
Sélection des options de réservations ferme/en option, matériels,
disposition de salle.
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GESTION DU BAR |
Écran de service avec dialogue en temps réel.
Possibilité de laisser des tables encours.
Édition des tickets de bar.
Transfert des consommations sur une chambre.
Gestion multi-reglements.
Création des articles de bar (sélection de mise en vente oui ou non).
Pointage d'inventaire.
Consultation en temps réel de la marge selon le prix de vente d'une
consommation.
Édition des stocks d'alerte.
Consultation des ventes en temps réel.
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GESTION DE LA CAVE |
Gestion complete de la cave a vins (création des vins par classe, selon
les régions et appellations, années, contenances, numéros de casier et
lieu de stockage).
Sélection de mise en vente ou en garde.
Gestion des stocks de vin (entrée, sortie, perte et casse).
Réajustement des stocks et comparatif informatique ou en réel.
Édition des stocks d'alerte.
Consultation des stocks en temps réel (globale ou par vin).
Gestion des commandes, fournisseurs, livraisons, factures.
Recherche multi-criteres sur les vins.
Pointage d'inventaire.
Consultation de la marge selon le prix de vente en temps réel.
Consultation des ventes en temps réel.
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GESTION DE LA CUISINE |
Consultation planning réservation restaurant et repas hôtel (résidents) de
l'écran "cuisine".
Écran de service avec dialogue salle en temps réel.
Gestion des articles de cuisine.
Classement par famille, sous famille, TVA sur achats, catégorie, unité de
contenance, état d'achat et DLC...
Gestion des pertes par article : articles sujets a dessiccation ou
transformés (Ex: poisson " levé " ou viande " parée ".).
Création des recettes (carte et menus) et recettes de base (sauces, fonds,
marinades, pâtes de cuisine.).
Choix des articles et des recettes de base entrant dans la composition des
plats.
Coefficient et marge en temps réel en fonction du prix de vente.
Progression des recettes, schéma technique et matériel a utiliser par
recette .
Étude du prix de revient, sélection de la catégorie de recettes et
division pour intégration dans les menus.
Édition des stocks d'alerte des articles.
Consultation en temps réel des stocks (globale ou par article).
Gestion des commandes fournisseurs, livraisons.
Recherche multi-criteres.
Pointage d'inventaire par article.
Gestion des menus.
Création des menus avec prix de revient, choix de composition.
Consultation des ventes par menu.
Sélection des menus en cours ou en prévision (pour intégration future sur votre carte).
Gestion des plats à la carte.
Création des plats à la carte par sélection des recettes.
Consultation des ventes par plat.
Création des plats pour une carte future.
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GESTION DES FOURNISSEURS, COMMANDES, LIVRAISONS ET DES STOCKS |
Échéancier de reglement des factures fournisseurs et rappel des créances
fournisseurs.
Saisie complete de la fiche fournisseur et de leurs articles.
Sélection du jour de la commande, passage de la commande, jour de
livraison, mode de reglement.
Articles principaux, secondaires et dépannage.
Consultation en temps réel des stocks par fournisseur, articles de cuisine,
bar, vin, divers.
Gestion des commandes, livraisons et factures.
Recherche multi-criteres sur les fournisseurs.
Enregistrement des commandes.
Vérification de la livraison et validation des bons de livraison.
Validation de la facture (modification automatique des stocks).
Transfert vers l'échéancier de reglement des factures fournisseur.
Sélection et impression des commandes, livraisons et factures.
Mouvements des stocks par produit : livraison, vente, perte et casse.
Correction des stock (mode superviseur)
Pointage d'inventaire.
Recherche et impression multi-criteres.
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GESTION DES DEBITEURS |
Création d'un compte débiteur client ou de société.
Rappel des échéances dépassées.
Création des rappels par courriers pré-formatés.
Pointage de plusieurs factures sur reglement.
Alerte automatique de dépassement d'échéance.
Rappel a l'ouverture des crédits clients a terme.
Choix d'impression d'un compte, des encours ou de tout les débiteurs.
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GESTION DE L'ENTREPRISE (LE BACK-OFFICE) |
Analyse quotidienne en temps réel : Chiffre d'affaires hôtel, extras,
restaurant, bar, global, taux d'occupation, nombre de clients dans
l'hôtel, occupation du restaurant, état de la main courante.
Journaux des encaissements, des achats et ventes.
Recherche multi-criteres d'un journal selon une date.
Impression du tableau de bord tres complet avec comparatif des années
précédentes.
Écran complet de toutes les impressions possibles selon des criteres ou
des dates
Création de la main courante et des caisses.
Débit et crédit des tiers et catégories.
Chargement automatique des factures du jour dans la main courante.
Reprise automatique du fond de caisse du jour précédent.
Gestion des especes en caisse.
Gestion des reglements par mode: cheques, cheques déjeuner / repas, divers
cheques (vacances.), virement, crédits clients, compte sur hôtel...
Clôture de services, journée et mois.
Gestion de la TVA (" résident " 3/4 - 1/4) .
Édition des montants en vue de la déclaration de TVA selon des dates.
Édition de la taxe de séjour selon dates.
Statistique INSEE.
Création des banques et visualisation des dépôts.
Cheques et remises de cheques.
Saisie du cheque au reglement d'une facture.
Pointage analytique des factures d'hôtel et de restaurant en fonction de
certains criteres.
Graphiques, indices et statistiques
Graphiques consultables sur une période comprise entre étant l'année de
référence .
Consultation de marges, coefficients ou indices en temps réel et par
période .
Graphiques généraux du chiffre d'affaires: hôtel, restaurant, bar (par
mois, chiffre d'affaires hôtel, nombre de chambres, chiffre d'affaires restaurant, nombre total de couverts, moyenne par couvert, moyenne par
chambre...).
Statistiques, indices et graphiques des ventes.
Taux d'occupation selon mois ou année N, N-4 et N+1(prévision de
réservations).
Main courante (mensuelle : compte hôtel, offert, erreur, virement,
crédit).
Statistiques et graphiques des modes de reglement.
Statistiques INSEE.
L'ensemble des graphiques sont exportables.
Gestion des salariés
Seuls les employés déclarés comme utilisateurs et n'étant pas en congés
peuvent effectuer une saisie (réservation d'hôtel, création client, salon,
facture et réservation restaurant, ticket bar. )
Planning consultation des congés (hebdomadaires, annuels, maladie, école
pour les apprentis).
Création de fiches d'employés (avec photo).
Gestion des congés par matinée, soirée, journée et par type
(hebdomadaires, annuels, maladie.) et cumul des congés effectués ou
restant a donner.
Gestion des extras, taux horaires et nombre d'heures.
Édition des entrées et sorties du personnel.
Type et date de contrat.
Gestion des horaires.
Gestion des acomptes.
Gestion des frais de déplacement.
Gestion des actions, rappel des tâches a effectuer par émetteur ou
exécutant.
Paramétrage de type de salarié, poste occupé ou type de contrat de
travail.
Gestion des contacts, des actions et notes du jour
Création des contacts de l'entreprise et des personnes dépendantes d'un contact.
Création d'actions (tâches à effectuer par contact ou personne dépendante du contact).
Liaison avec les actions à effectuer
Création des actions selon l'exécutant ou l'émetteur et rappel des actions en cours selon le salarié, fournisseur ou client.
Création des notes du jour: possibilité de saisir des informations, de bloquer des services...
Gestion de l'agenda.
Gestion des mailings
Publipostage vers Microsoft® ou OpenOffice® selon plusieurs critères: clients hôtel ,restaurant, chèques émis, contacts, fournisseurs, groupes etc...
Courrier automatique vers Microsoft® ou OpenOffice® en plusieurs langues.
L'éditeur de requêtes
Interrogation de toutes les base de données relationnelle.
Exemple : Vous pouvez interroger: sélectionner les clients nord-américains ayant effectué une réservation d'hôtel entre le 26 février 2008 et le 04 octobre 2008, dont la facture est supérieure à 1000€ et ayant séjourné dans la chambre n°202.
Sauvegarde des requête pour interrogation ultérieure.
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LES PARAMETRAGES |
Gestion multi-sociétés
Paramétrage tres simple et complet des données de votre établissement.
Paramétrage des factures et des formats, imprimantes, tickets, courriers,
salles du restaurant, terminaux de points de vente, courriers et mails
selon des langues, clôtures et main-courantes, connexion internet (pop,
smtp...), monnaies (et double affichage d'une monnaie), taxes de séjour ou
locales, jours de fermeture, comptes comptables...
Mouchard intégré dans le logiciel qui permet de connaître toutes les
actions effectuées dans le logiciel.
Gestion des couleurs des plannings, des évenements ou périodes
Gestion des utilisateurs: chaque utilisateur (ou groupe d'utilisateurs:
réception, cuisine, salle) bénéficie des droits que vous lui affectez. Le SUPERVISEUR conserve tous les droits sur le logiciel.
Gestion des preneurs d'ordres: Les utilisateurs peuvent avoir un mot de
passe a saisir pour valider un reglement de facture.
Paramétrage automatique des villes et des pays (Parmi 192 000 communes
européennes enregistrées, a chaque saisie d'un code postal, un choix des
communes correspondantes est proposé lors de la saisie.
Routeur de contrôle des bases de données et du réseau.
Réseau jusqu'a 50 postes.
Gestion complete d'un ou plusieurs établissements en temps réel.
Plus de 450 choix d'impressions .
Transfert vers votre logiciel comptable (CIEL, EBP, CCMX Winner,
ABISOFT compta 8 ) de vos données.
Communication automatique et en temps réel entre ChrOffice et Holidayweb
pour vos réservations d'hôtel
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LES OUTILS |
Maintenance des fichiers : ré-indexation des fichiers permettant la
vérification de leur cohérence par l'ordinateur.
Archivage des bases de données en fonction des années.
Sauvegardes automatiques et restauration des sauvegardes.
Purge des fichiers (clôture d'exercice annuel,.) apres sauvegarde.
Initialisation des fichiers de base (plan comptable, région et appellation
des vins, pays et villes.).
Importation de fichiers externes (anciens fichiers clients etc..)
permettant la récupération des données a partir de vos anciens logiciels.
Fichiers d'aide intuitif et interactif.
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Cette liste des fonctionnalités est non exhaustive car ChrOffice® évolu tous les jours en fonction de ses développements
L'outil évolué de gestion des hôtels, restaurants & bars
